Evrak Kontrol Sistemi Nedir? Yanlış Teslimatları Önleyen Akıllı Çözüm

EKS sistemi sadece BarkoPOS yazılımımızda olan bir sistemdir. Firmalara giren veya firmalardan çıkan ürünlerde yaşanan yanlış teslimatlar, hem maddi kayıplara hem de operasyonel aksaklıklara neden olur. Bu tür hataların önüne geçmek için geliştirilen Evrak Kontrol Sistemi, sevkiyat ve kabul süreçlerinde ürün doğruluğunu garanti altına alan dijital bir kontrol mekanizmasıdır.

Evrak Kontrol Sistemi Nedir?

Evrak Kontrol Sistemi; irsaliye, sevk fişi, alış–satış evrakları üzerinde yer alan ürünlerin, fiziksel olarak teslim edilen ürünlerle birebir uyuşup uyuşmadığını kontrol eden bir sistemdir.

Bu sistem sayesinde:

• Evrakta yer alan ürün kodu

• Ürün miktarı

• Ürün türü

• Ürün Fotoğrafı

kontrol edilir ve evrak ile fiili durum arasında fark varsa anında uyarı verilir.

Evrak Kontrol Sistemi Nasıl Çalışır?

Evrak kontrol süreci genellikle şu adımlardan oluşur:

1. Evrak Sisteme Tanımlanır
   Sevk irsaliyesi veya alış evrağı sistem üzerinde açılır.

2. Ürünler Barkod ile Okutulur
   Depo personeli, barkod okuyucu veya el terminali ile ürünleri tek tek okutur.

3. Anlık Karşılaştırma Yapılır
   Okutulan ürünler ile evrakta tanımlı ürünler karşılaştırılır.

4. Hata Varsa Sistem Uyarır

   • Fazla ürün

   • Eksik ürün

   • Yanlış ürün
     gibi durumlarda sistem kullanıcıyı sesli veya görsel uyarı ile bilgilendirir.

5. Doğru Teslimat Onaylanır
   Kontrol tamamlandığında evrak güvenle kapatılır.

Evrak Kontrol Sisteminin Sağladığı Avantajlar

✅ Yanlış teslimatların önüne geçer
✅ Eksik veya fazla ürün girişini engeller
✅ Depo ve sevkiyat hatalarını minimuma indirir
✅ İnsan kaynaklı hataları azaltır
✅ Müşteri memnuniyetini artırır
✅ Stok kayıtlarının doğruluğunu garanti altına alır

Özellikle yoğun sevkiyat yapan firmalarda, manuel kontroller yerine bu sistemin kullanılması ciddi zaman ve maliyet avantajı sağlar.

Hangi Sektörler İçin Uygundur?

Evrak Kontrol Sistemi aşağıdaki sektörlerde aktif olarak kullanılmaktadır:

• Perakende ve toptan satış firmaları

• Depo ve lojistik merkezleri

• Gıda ve market zincirleri

• Üretim tesisleri

• E-ticaret depoları

• Dağıtım ve sevkiyat firmaları

Barkomatik Evrak Kontrol Sistemi

Barkomatik Evrak Kontrol Sistemi, barkodlu ürün takibini esas alarak firmalara hızlı, güvenilir ve hatasız bir kontrol süreci sunar. Barkod okuyucular, el terminalleri ve otomasyon yazılımları ile entegre çalışarak, sevkiyat ve kabul süreçlerini dijitalleştirir.

Bu sayede firmalar:

• Evrak–ürün uyumsuzluklarını anında tespit eder

• Sevkiyat süreçlerini kontrol altına alır

• Operasyonel verimliliği artırır

  EKS Evrak Kontrol Sistemi Nedir? Yanlış Teslimatları Önleyen Akıllı Kontrol Mekanizması

  Günümüzde firmalara giren veya firmalardan çıkan ürün sayısının artmasıyla birlikte, yanlış ürün teslimatı, eksik veya fazla ürün sevkiyatı gibi hatalar işletmeler için ciddi bir risk haline gelmiştir. Bu tür hataların önüne geçmek amacıyla geliştirilen EKS (Evrak Kontrol Sistemi), evrak ile fiziksel ürün arasında birebir doğrulama yapan etkili bir kontrol sistemidir.

  EKS Evrak Kontrol Sistemi Nedir?

  EKS Evrak Kontrol Sistemi; irsaliye, sevk fişi, alış ve satış evrakları üzerinde yer alan ürün bilgilerinin, gerçek teslim edilen ürünlerle birebir örtüşüp örtüşmediğini kontrol eden bir yazılım ve donanım bütünüdür.

  Bu sistem sayesinde:

  • Evrakta yer alan ürün kodu

  • Ürün miktarı

  • Ürün türü

  kontrol altına alınır. Eğer evrak içeriği ile fiziksel ürünler arasında bir uyumsuzluk varsa, sistem kontrol aşamasında kullanıcıyı anında uyarır.

  EKS Evrak Kontrol Sistemi Nasıl Çalışır?

  EKS sistemi, genellikle aşağıdaki adımlarla çalışır:

  1. Evrak Sisteme Tanımlanır
     Sevk irsaliyesi veya alış evrağı sistem üzerinde oluşturulur ya da aktarılır.

  2. Ürünler Barkod ile Okutulur
     Depo veya sevkiyat personeli, ürünleri barkod okuyucu veya el terminali ile okutur.

  3. Anlık Evrak–Ürün Karşılaştırması Yapılır
     Okutulan ürünler ile evrakta tanımlı ürünler sistem tarafından karşılaştırılır.

  4. Hatalı Durumlarda Uyarı Verilir

     • Yanlış ürün okutulduğunda

     • Evrakta olmayan ürün okutulduğunda

     • Fazla veya eksik ürün durumunda
       sistem sesli veya görsel uyarı verir.

  5. Doğru Evrak Onaylanır
     Tüm ürünler doğru okutulduğunda evrak güvenle kapatılır.

  EKS Evrak Kontrol Sisteminin Avantajları

  ✅ Yanlış teslimatları önler
  ✅ Eksik veya fazla ürün sevkiyatını engeller
  ✅ Depo ve sevkiyat hatalarını minimuma indirir
  ✅ Stok kayıtlarının doğruluğunu artırır
  ✅ İnsan kaynaklı hataları azaltır
  ✅ Operasyonel verimlilik sağlar

  Manuel kontrollerde gözden kaçabilecek hatalar, EKS sayesinde daha işlem tamamlanmadan tespit edilir.

  Hangi Alanlarda Kullanılır?

  EKS Evrak Kontrol Sistemi özellikle aşağıdaki alanlarda yoğun olarak kullanılır:

  • Depo ve lojistik merkezleri

  • Toptan ve perakende satış firmaları

  • Market zincirleri

  • Üretim tesisleri

  • Dağıtım ve sevkiyat operasyonları

  • E-ticaret depoları

  Sonuç

  EKS Evrak Kontrol Sistemi; firmaya giren veya firmadan çıkan ürünlerin yanlış teslim edilmesini önlemek amacıyla geliştirilen, güvenilir ve etkili bir çözümdür. Evrak içerisinde yer alan ürünler ile fiziksel ürünler uyuşmuyorsa sistem bunu anında tespit eder ve kullanıcıyı uyarır. Böylece hatalar daha gerçekleşmeden engellenmiş olur.